どういう構成にするか？
・アプローチした理由
・こちらが何者であるか
・何をしていて、何に貢献できるのか
・貢献している実績
・面談申し入れ
まずは短い自己紹介やエレベーターピッチ※1を想像して作成すると良いです。次に文面は短いものだけでなく概要紹介で使える粒度のもの、さらには実際の商談を想定したトークスクリプトのようなものがあると良いです。用いる手法に応じて選択して使いこなせるように用意できるとベターです。
文面を作成するときは、実際に読んでくれるキーマンを具体的に想定します。どのタイミングで手に届き、どこで読んでくれて、その後にどういうアクションを期待するのか。想定することで工夫・改善するポイントが具体的に浮かびあがってきます。字の読みやすさや大きさ、文章量などもきめ細かく調整します。
そして 文面作りで大切なことは、ロジカルとパッションです。 まず限られた文章量で伝えるために、簡潔・明瞭な表現と論理的な構成で綴ります。そこにパッションを織り込んでいきます。パッションはその人の想いや情熱が滲み出てくるところです。ここは個人差がありその人の経験・個性が出てきます。心に染み入るようなパッションを表現する人もいれば、果敢に惹きつけるパッションを表現する人もいるでしょう。その時も想定するキーマンに何を伝えたいのかということを考えに考えればパッショナブルな言葉や表現が自ずと出てくるものです。
※1 エレベーターピッチ：エレベーターに乗るくらいの短時間（15〜30秒）で自分や自社のビジネスを簡潔に伝えるプレゼンテーションのことです。